Đồng bộ dữ liệu từ các công cụ khác vào Notion

Đồng bộ cơ sở dữ liệu của chúng tôi giúp bạn làm việc hiệu quả và nâng cao giá trị thông tin từ các công cụ khác cùng với kế hoạch, tài liệu và dự án của nhóm. Kết nối tài khoản, chọn những gì cần đồng bộ và Notion sẽ tự động tạo, cập nhật cơ sở dữ liệu.

Notion quản lý các đồng bộ này để bạn có thể kết nối tài khoản và sử dụng các cơ sở dữ liệu đã đồng bộ mà không cần tự xây dựng hoặc duy trì tích hợp.

Mỗi bản ghi từ công cụ khác sẽ trở thành một trang trong cơ sở dữ liệu Notion. Các trường từ nguồn sẽ trở thành thuộc tính cơ sở dữ liệu.

Đồng bộ được quản lý cập nhật dữ liệu theo một chiều: từ công cụ được kết nối đến Notion. Các thuộc tính được đồng bộ là chỉ đọc trong Notion. Để thay đổi giá trị đã đồng bộ, hãy cập nhật giá trị đó trong GitHub, Jira, hoặc Salesforce. Bạn sẽ thấy thay đổi trong Notion.

Đồng bộ chạy tự động trong nền. Thời gian cập nhật thay đổi tùy theo kết nối, lượng dữ liệu và giới hạn yêu cầu của công cụ nguồn.

Bạn cần phải là thành viên của không gian làm việc Notion và có tài khoản có quyền truy cập vào dữ liệu bạn muốn đồng bộ. Tổ chức của bạn có thể yêu cầu quản trị viên phê duyệt kết nối hoặc cấp quyền truy cập trong công cụ nguồn.

Tài khoản bạn sử dụng để tạo đồng bộ xác định dữ liệu nào Notion có thể đọc. Nếu quyền của tài khoản thay đổi hoặc kết nối hết hạn, đồng bộ có thể yêu cầu bạn xác thực lại.

Đồng bộ GitHub và Đồng bộ Jira yêu cầu gói Business (hoặc tiện ích bổ sung Mobile Business). Đồng bộ Salesforce yêu cầu gói Enterprise.

1. Mở Cài đặt → Kết nối trong không gian làm việc Notion của bạn.

2. Mở kết nối bạn muốn đồng bộ (GitHub, Jira hoặc Salesforce) từ Browse hoặc Installed, sau đó chọn Đồng bộ cơ sở dữ liệu từ các tùy chọn của kết nối đó.

3. Kết nối tài khoản và hoàn tất các bước ủy quyền cho công cụ đó.

4. Chọn các kho lưu trữ, không gian hoặc loại đối tượng bạn muốn đồng bộ.

5. Chọn lượng lịch sử cần bao gồm. Đối với các nguồn cung cấp thuộc tính tùy chỉnh, chẳng hạn như Jira và Salesforce, bạn cũng có thể chọn các thuộc tính tùy chỉnh nào cần bao gồm trong quá trình đồng bộ của mình.

6. Chọn Tạo đồng bộ.

Notion tạo các cơ sở dữ liệu trong phần thanh bên Riêng tư của bạn. Lần nhập ban đầu bắt đầu chạy trong nền. Bạn có thể mở cơ sở dữ liệu ngay cả khi các bản ghi vẫn đang được nhập.

Notion tạo cấu trúc cơ sở dữ liệu, sau đó nhập các bản ghi khớp với cài đặt của bạn. Việc nhập dữ liệu lớn có thể mất nhiều thời gian hơn vì Notion đọc dữ liệu theo lô và tuân theo giới hạn yêu cầu của công cụ nguồn.

Cơ sở dữ liệu có thể chỉ hiển thị một phần dữ liệu của bạn trong khi quá trình nhập lần đầu đang chạy. Bạn không cần phải mở Notion để quá trình nhập tiếp tục.

Sau lần nhập đầu tiên, Notion thường xuyên kiểm tra công cụ được kết nối để tìm các bản ghi mới hoặc đã thay đổi và cập nhật các thuộc tính đã đồng bộ. Quá trình đồng bộ tiếp tục diễn ra trong nền ngay cả khi không có ai đang xem cơ sở dữ liệu.

Nhìn chung, chúng tôi dự kiến các thay đổi sẽ đồng bộ với Notion trong vài phút hoặc ít hơn.

Thời gian thay đổi tùy theo kết nối, lượng dữ liệu và tính khả dụng của công cụ nguồn. Việc kiểm tra các thay đổi không có nghĩa là mọi thay đổi đều xuất hiện trong Notion ngay lập tức. Salesforce kiểm tra các thay đổi mỗi phút theo mặc định; xem hướng dẫn của từng kết nối để biết chi tiết.

Khi nguồn tạm thời giới hạn yêu cầu hoặc không khả dụng, Notion sẽ thử lại. Nếu quá trình đồng bộ cần ủy quyền mới hoặc các quyền khác, trạng thái của nó sẽ cho bạn biết cần làm gì.

Bạn có thể bao gồm tất cả lịch sử có sẵn hoặc giới hạn đồng bộ hóa đối với các bản ghi được cập nhật trong 30, 90 hoặc 365 ngày qua. Cửa sổ lịch sử sử dụng thời gian cập nhật cuối cùng của bản ghi nguồn, thay vì ngày tạo. Salesforce sử dụng thời gian sửa đổi hệ thống của nó.

Cửa sổ này di chuyển về phía trước theo thời gian. Một bản ghi có thể rời khỏi cơ sở dữ liệu khi nó chưa được cập nhật trong cửa sổ đó, ngay cả khi nó vẫn đang mở hoặc hoạt động trong công cụ nguồn.

Việc mở rộng cửa sổ sẽ nhập thêm các bản ghi khớp. Việc rút ngắn cửa sổ sẽ xóa các bản ghi không còn đủ điều kiện. Điều này khác với bộ lọc cơ sở dữ liệu Notion, vốn chỉ thay đổi những gì chế độ xem hiển thị.

Bạn có thể tạo chế độ xem, lọc và sắp xếp các bản ghi, cũng như thêm các thuộc tính Notion của riêng mình. Ví dụ: thêm mức độ ưu tiên của nhóm vào các yêu cầu kéo (pull request) hoặc trạng thái lập kế hoạch tài khoản vào các tài khoản Salesforce. Các giá trị trong các thuộc tính này vẫn nằm trong Notion.

Đặt tên riêng biệt cho các thuộc tính của bạn để chúng không xung đột với các thuộc tính được quản lý bởi quá trình đồng bộ.

Các cơ sở dữ liệu bắt đầu dưới dạng các trang riêng tư. Hãy chia sẻ chúng bằng quyền trang của Notion khi bạn đã sẵn sàng.

Thay đổi quyền truy cập trong công cụ nguồn có thể dừng các bản cập nhật trong tương lai mà không xóa dữ liệu đã có trong Notion. Hãy xem lại cài đặt chia sẻ của cơ sở dữ liệu Notion khi quyền truy cập nguồn thay đổi.

Quay lại cài đặt Database sync của kết nối để xem trạng thái đồng bộ, thông tin chạy gần đây và bất kỳ chi tiết lỗi nào.

Thời gian chạy gần đây cho thấy có hoạt động. Điều đó không đảm bảo rằng mọi thay đổi từ nguồn đã đến được Notion.

Sử dụng đồng bộ được quản lý khi một trong các kết nối hỗ trợ có dữ liệu và cài đặt bạn cần. Notion đảm nhận việc nhập ban đầu, kiểm tra định kỳ và xử lý logic đồng bộ riêng cho từng kết nối.

Sử dụng Notion Worker khi bạn cần xây dựng một quá trình đồng bộ tùy chỉnh, chẳng hạn như nhập từ dịch vụ khác hoặc chuyển đổi dữ liệu trước khi đến Notion.

Ví dụ: sử dụng đồng bộ hóa GitHub được quản lý để theo dõi các yêu cầu kéo (pull request) trong Notion. Hãy cân nhắc sử dụng Worker nếu bạn cần một nguồn tùy chỉnh, các loại bản ghi bổ sung hoặc các phép tính kết hợp dữ liệu trước khi nhập.

Kiểm tra các kho lưu trữ, không gian hoặc loại đối tượng đã chọn, cửa sổ lịch sử của bạn và quyền nguồn của tài khoản được kết nối. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem lần nhập đầu tiên có đang chạy hay không và liệu bộ lọc chế độ xem Notion có đang ẩn các bản ghi hay không.

Nếu một trang được đồng bộ hóa nên liên kết với một trang khác nhưng không, có thể do cửa sổ lịch sử của bạn, hoặc trang liên quan vẫn đang được nhập. Chúng tôi chỉ tạo mối quan hệ khi cả hai trang đều được đồng bộ hóa với cơ sở dữ liệu Notion.

Mở chi tiết trạng thái của đồng bộ hóa. Kết nối lại nếu ủy quyền đã hết hạn, hoặc yêu cầu quản trị viên nguồn của bạn khôi phục quyền truy cập. Các sự cố nguồn tạm thời và giới hạn yêu cầu có thể làm chậm quá trình cập nhật trong khi Notion thử lại.

Giảm dữ liệu đã chọn hoặc chọn cửa sổ lịch sử ngắn hơn. Xem xét hiệu quả trước khi lưu: việc xóa nguồn hoặc rút ngắn lịch sử có thể xóa các trang đã đồng bộ hóa. Các hướng dẫn cụ thể về kết nối sẽ giải thích điều gì xảy ra khi bạn thay đổi lựa chọn.

• Kết nối GitHub

• Kết nối Jira

• Kết nối Salesforce

Đối với đồng bộ hóa Asana hoặc GitLab hiện có, hãy sử dụng các hướng dẫn thay thế Worker:

• Kết nối Asana

• Kết nối GitLab