Kết nối Salesforce với Notion

Tính năng đồng bộ Salesforce được quản lý sẽ tạo các cơ sở dữ liệu Notion cho các tài khoản, liên hệ và cơ hội mà bạn chọn. Notion nhập các bản ghi hiện có và kiểm tra các thay đổi trong Salesforce mỗi phút.

Hướng dẫn này bao gồm Đồng bộ cơ sở dữ liệu trong cài đặt kết nối Salesforce của bạn. Các thuộc tính được đồng bộ là chỉ đọc trong Notion. Hãy thực hiện thay đổi đối với các bản ghi khách hàng trong Salesforce.

Chọn một hoặc nhiều loại đối tượng Salesforce sau:

Notion tạo một cơ sở dữ liệu riêng cho từng loại đối tượng được chọn. Các bản ghi được đồng bộ cũng hiển thị thời điểm mỗi bản ghi được tạo và thay đổi lần cuối trong Salesforce. Các thuộc tính khả dụng phụ thuộc vào quyền truy cập trường của tài khoản được kết nối.

Khi tài khoản và liên hệ được bao gồm trong cùng một lần đồng bộ, Notion có thể liên kết các liên hệ với tài khoản của họ. Điều tương tự cũng áp dụng cho các cơ hội và tài khoản. Tài khoản được kết nối cần có quyền truy cập vào trường tham chiếu tài khoản Salesforce và tài khoản liên quan phải được bao gồm trong dữ liệu được đồng bộ.

Khách hàng tiềm năng, trường hợp và các đối tượng Salesforce tùy chỉnh không được hỗ trợ bởi tính năng đồng bộ được quản lý này.

Bạn sẽ cần:

• Tư cách thành viên trong không gian làm việc Notion.

• Một tài khoản Salesforce có quyền truy cập API.

• Quyền đọc và truy vấn các đối tượng và trường đã chọn.

Quản trị viên Salesforce của bạn có thể cần phê duyệt kết nối hoặc cập nhật quyền cho tài khoản của bạn. Notion chỉ có thể đồng bộ dữ liệu mà tài khoản được kết nối có thể đọc.

1. Trong Notion, đi tới Cài đặt → Kết nối → Salesforce.

2. Mở Đồng bộ cơ sở dữ liệu và kết nối tài khoản Salesforce của bạn.

3. Hoàn tất các bước ủy quyền của Salesforce và chọn tài khoản được kết nối.

4. Nhập Tên đồng bộ.

5. Trong phần Đối tượng cần đồng bộ, hãy chọn Tài khoản, Liên hệ, Cơ hội hoặc kết hợp các mục này.

6. Đối với mỗi loại đối tượng, hãy chọn các thuộc tính cần bao gồm. Đồng bộ tất cả thuộc tính hiện tại và tương lai được tắt mặc định, vì vậy không có thuộc tính tùy chỉnh nào được đồng bộ cho đến khi bạn bật hoặc chọn các thuộc tính cụ thể.

7. Chọn tất cả các bản ghi có sẵn hoặc một khoảng thời gian lịch sử.

8. Chọn Tạo đồng bộ.

Notion tạo các cơ sở dữ liệu đã chọn trong phần thanh bên Riêng tư của bạn. Mỗi loại đối tượng được nhập riêng lẻ, nên một cơ sở dữ liệu có thể hoàn thành trước khi cơ sở dữ liệu của loại khác xong.

Bật Đồng bộ tất cả thuộc tính hiện tại và tương lai cho một loại đối tượng để bao gồm các thuộc tính tùy chỉnh được hỗ trợ của nó ngay bây giờ và khi chúng được thêm vào sau này. Cài đặt này mặc định là tắt cho mỗi đối tượng, vì vậy không có thuộc tính tùy chỉnh nào được đồng bộ cho đến khi bạn bật hoặc chọn các thuộc tính cụ thể.

Để chọn các thuộc tính cụ thể, hãy tắt cài đặt đó và chọn các trường bạn cần. Việc chọn thủ công không tự động bao gồm các trường mới.

Các giá trị được hỗ trợ bao gồm hộp kiểm, số, tiền tệ, phần trăm, ngày tháng, địa chỉ email, số điện thoại, URL, văn bản và các trường chọn đơn hoặc chọn nhiều được hỗ trợ. Một số loại trường không được hỗ trợ, bao gồm các trường được mã hóa, trường nhị phân và trường tham chiếu tùy chỉnh. Các trường tra cứu tùy chỉnh không trở thành các mối quan hệ trong Notion.

Tên thuộc tính tiêu chuẩn sử dụng các nhãn trường Salesforce có sẵn. Tên thuộc tính tùy chỉnh được lấy từ tên API Salesforce của chúng, vì vậy chúng có thể khác với các nhãn bạn thấy trong Salesforce.

Notion định kỳ kiểm tra các thuộc tính mới. Một thuộc tính mới được thêm vào có thể vẫn trống trên các trang hiện có cho đến khi bản ghi nguồn thay đổi hoặc được nhập lại.

Notion nhập các bản ghi trực tiếp cho từng loại đối tượng đã chọn trong khoảng thời gian lịch sử của bạn. Các bản ghi đã được đánh dấu là đã xóa trong Salesforce sẽ không được bao gồm trong lần nhập ban đầu.

Quá trình nhập chạy theo từng đợt. Thời lượng phụ thuộc vào số lượng bản ghi và giới hạn yêu cầu của Salesforce. Bạn có thể mở các cơ sở dữ liệu trong khi quá trình nhập vẫn tiếp tục.

Notion kiểm tra các thay đổi mỗi phút một lần. Notion sử dụng thời gian Salesforce thay đổi bản ghi lần cuối để tìm các bản ghi mới và đã cập nhật, sau đó cập nhật các trang Notion phù hợp.

Khoảng thời gian một phút là tần suất Notion kiểm tra. Điều này không đảm bảo rằng mọi thay đổi sẽ xuất hiện trong vòng một phút. Các bản cập nhật lớn, giới hạn yêu cầu và các vấn đề dịch vụ tạm thời có thể mất nhiều thời gian hơn để xử lý.

Quá trình đồng bộ cũng xử lý các bản ghi đã xóa khi Salesforce trả về chúng trong kết quả thay đổi. Nếu Salesforce xóa một bản ghi trước khi quá trình đồng bộ nhận thấy việc xóa đó, bản ghi đó có thể vẫn còn trong Notion.

Notion tiếp tục đồng bộ hóa khi bạn đóng ứng dụng.

Chọn tất cả các bản ghi có sẵn hoặc các bản ghi được sửa đổi trong 30, 90 hoặc 365 ngày qua.

Khoảng thời gian dựa trên thời điểm Salesforce thay đổi từng bản ghi lần cuối. Nó không sử dụng ngày bản ghi được tạo hoặc ngày đóng cơ hội.

Một tài khoản đang hoạt động hoặc cơ hội đang mở có thể nằm ngoài khoảng thời gian nếu nó chưa được sửa đổi gần đây. Một liên hệ hoặc cơ hội cũng có thể có mối quan hệ tài khoản trống khi tài khoản của nó nằm ngoài khoảng thời gian đã chọn.

Mở đồng bộ trong Cài đặt → Kết nối → Salesforce → Đồng bộ cơ sở dữ liệu.

Bạn có thể chỉnh sửa tên đồng bộ hóa, các loại đối tượng đã chọn, lựa chọn thuộc tính và cửa sổ lịch sử.

• Thêm loại đối tượng: Notion tạo cơ sở dữ liệu của nó và nhập các bản ghi khớp.

• Xóa loại đối tượng: Các bản cập nhật dừng lại đối với loại đó. Cơ sở dữ liệu và các trang hiện có của nó vẫn còn, với các thuộc tính đã đồng bộ hóa vẫn ở chế độ chỉ đọc.

• Thêm lại loại đối tượng đó: Notion tiếp tục đồng bộ hóa vào cơ sở dữ liệu hiện có của nó.

• Mở rộng lịch sử: Notion nhập thêm các bản ghi khớp.

• Rút ngắn lịch sử: Notion xóa các bản ghi bên ngoài cửa sổ mới.

Sử dụng Tạm dừng đồng bộ để tạm thời dừng đồng bộ mà không làm mất dữ liệu hoặc cài đặt, sau đó Tiếp tục đồng bộ khi bạn sẵn sàng tiếp tục. Việc này không ảnh hưởng đến các trang Notion hiện có.

Để dừng hoàn toàn đồng bộ vĩnh viễn, hãy sử dụng Xóa đồng bộ. Các cơ sở dữ liệu và trang vẫn còn, nhưng không còn nhận được cập nhật. Các thuộc tính đã đồng bộ vẫn ở chế độ chỉ đọc. Việc xóa đồng bộ không thể hoàn tác.

Tạo các chế độ xem cho các tài khoản hoặc cơ hội mà nhóm của bạn cần. Thêm các thuộc tính Notion để lập kế hoạch và phối hợp, chẳng hạn như trạng thái kế hoạch tài khoản hoặc người phụ trách bàn giao. Các giá trị trong những thuộc tính này không được ghi lại vào Salesforce.

Thay đổi các giá trị đã đồng bộ trong Salesforce.

Các cơ sở dữ liệu bắt đầu là Riêng tư. Nếu bạn chia sẻ chúng, quyền của Notion sẽ xác định ai có thể xem dữ liệu đã nhập. Notion không áp dụng lại các quy tắc chia sẻ Salesforce của bạn cho từng người xem cơ sở dữ liệu.

Các thay đổi đối với quyền truy cập Salesforce có thể dừng các bản cập nhật trong tương lai mà không xóa dữ liệu đã nhập trước đó. Hãy xem lại các cơ sở dữ liệu Notion và cài đặt chia sẻ của chúng khi quyền truy cập nguồn thay đổi.

Hãy yêu cầu quản trị viên Salesforce của bạn xác nhận rằng tài khoản của bạn có quyền truy cập API và quyền đọc đối tượng. Tổ chức của bạn cũng có thể cần phê duyệt kết nối này.

Kiểm tra lựa chọn thuộc tính của đối tượng và quyền truy cập trường của tài khoản được kết nối. Một số loại trường không được hỗ trợ. Một thuộc tính mới có thể xuất hiện trước khi các giá trị của nó hiển thị trên các bản ghi cũ hơn.

Bao gồm Tài khoản trong cùng một đồng bộ hóa với các liên hệ hoặc cơ hội. Xác nhận rằng tài khoản nằm trong cửa sổ lịch sử và tài khoản được kết nối có thể đọc trường tham chiếu tài khoản. Tài khoản cũng có thể vẫn đang trong quá trình nhập.

Salesforce phải đưa thông tin về việc xóa vào quá trình đồng bộ trước khi Notion có thể xử lý. Một việc xóa đã bị dọn dẹp trước khi được phát hiện có thể khiến Notion vẫn hiển thị một trang. Hãy xem xét cơ sở dữ liệu bị ảnh hưởng nếu bạn cần nội dung phản ánh việc xóa đó.

Mở chi tiết trạng thái của đồng bộ hóa. Kết nối lại hoặc yêu cầu quản trị viên Salesforce của bạn khôi phục quyền truy cập nếu được nhắc. Các giới hạn yêu cầu của Salesforce và sự cố tạm thời có thể làm chậm quá trình cập nhật trong khi Notion thử lại.

Để so sánh với Workers và hướng dẫn khắc phục sự cố chung, hãy xem Đồng bộ hóa dữ liệu từ các công cụ khác vào Notion →