Kết nối Jira với Notion

Đồng bộ Jira được quản lý tạo ra cơ sở dữ liệu kết nối cho các không gian Jira Cloud bạn đã chọn và mục công việc liên quan. Notion nhập dữ liệu và tự động kiểm tra cập nhật từ Jira trong nền.

Hướng dẫn này bao gồm Đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu trong cài đặt kết nối Jira của bạn. Các thuộc tính đồng bộ chỉ ở chế độ chỉ đọc trong Notion. Hãy chỉnh sửa mục công việc trực tiếp trong Jira.

Đồng bộ hóa Jira tạo ra hai cơ sở dữ liệu:

• Không gian Jira: Các không gian đã chọn, cùng với tên, khóa, loại, khả năng hiển thị, URL Jira và các mục công việc liên quan.

• Mục công việc Jira: Các mục công việc từ những không gian đó, cùng với các thuộc tính tiêu chuẩn và tùy chỉnh được hỗ trợ mà bạn chọn.

Người được phân công và Người báo cáo hiện được đồng bộ hóa dưới dạng thuộc tính người dùng Notion thực (được khớp theo tên với các thành viên trong không gian làm việc). Mỗi thuộc tính có một thuộc tính văn bản chỉ đọc đi kèm: Người được phân công (Jira) và Người báo cáo (Jira). Các thuộc tính này lưu giữ tên hiển thị Jira gốc để dự phòng.

Các mối quan hệ kết nối các mục công việc với không gian của chúng và kết nối các mục công việc cha với các mục con khi các bản ghi liên quan có sẵn trong quá trình đồng bộ hóa. Một mục công việc liên quan nằm ngoài lựa chọn hoặc cửa sổ lịch sử của bạn có thể không xuất hiện trong mối quan hệ.

Mỗi mục công việc Jira được đồng bộ hóa sẽ trở thành một trang trong cơ sở dữ liệu Mục công việc Jira của bạn. Mô tả Jira của mục đó xuất hiện trong nội dung trang. Các bình luận và tệp đính kèm hiện không được đồng bộ hóa.

Bạn cần là thành viên của không gian làm việc Notion và có truy cập vào Trang Jira Cloud cùng các không gian bạn muốn đồng bộ hóa.

Tài khoản Jira được kết nối phải có quyền đọc các không gian và mục công việc đã chọn. Tổ chức Jira của bạn có thể yêu cầu quản trị viên phê duyệt kết nối hoặc cấp quyền truy cập.

Đồng bộ hóa Jira được quản lý hỗ trợ Jira Cloud. Jira Server và Jira Data Center không được hỗ trợ bởi quy trình thiết lập này.

Đồng bộ hóa Jira được quản lý yêu cầu gói Notion Business hoặc Enterprise (hoặc quyền Business trên thiết bị di động). Các không gian làm việc ở gói thấp hơn vẫn có thể kết nối và quản lý tài khoản Jira, nhưng việc tạo hoặc tiếp tục đồng bộ hóa sẽ bị chặn cho đến khi không gian làm việc được nâng cấp.

1. Trong Notion, đi tới Cài đặt → Kết nối → Jira.

2. Mở Đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu và kết nối tài khoản Jira của bạn.

3. Hoàn tất các bước ủy quyền của Jira và chọn Trang Jira đã kết nối.

4. Chọn các không gian để đồng bộ hóa.

5. Chọn các thuộc tính tùy chỉnh cần bao gồm.

6. Chọn tất cả các mục công việc có sẵn hoặc một khoảng thời gian lịch sử.

7. Chọn Tạo đồng bộ.

Các giới hạn áp dụng cho số lượng không gian được bao gồm trong mỗi lần đồng bộ hóa và số lượng đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu do mỗi người dùng và không gian làm việc tạo ra.

Notion tạo Không gian Jira và Mục công việc Jira trong phần thanh bên Riêng tư của bạn và bắt đầu lần nhập đầu tiên.

Kết nối này sử dụng ủy quyền tài khoản. Bạn không cần thiết lập webhook Jira cho đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu được quản lý.

Bạn có thể chọn các thuộc tính tùy chỉnh cho các không gian mà bạn đã chọn, hoặc bật Đồng bộ hóa tất cả các thuộc tính tùy chỉnh hiện tại và tương lai.

• Chọn các thuộc tính cụ thể: Mở Thuộc tính tùy chỉnh cho một không gian, tìm kiếm các thuộc tính bạn cần và chọn chúng. Bạn có thể sử dụng Chọn tất cả hiện tại hoặc Bỏ chọn tất cả để thay đổi lựa chọn hiện tại.

• Bao gồm các thuộc tính trong tương lai: Bật Đồng bộ hóa tất cả các thuộc tính tùy chỉnh hiện tại và tương lai để bao gồm các thuộc tính được hỗ trợ ngay bây giờ và khi chúng được thêm vào sau này. Cài đặt này áp dụng cho tất cả các không gian đã chọn.

Một thuộc tính tùy chỉnh được chia sẻ qua nhiều không gian Jira sử dụng chung một trường cơ sở. Khi chọn nó trong một không gian, thuộc tính đó cũng sẽ có mặt ở các không gian khác có chung trường đó.

Notion sử dụng loại thuộc tính tương thích nếu có thể. Ví dụ: số trở thành thuộc tính số, các trường chọn đơn trở thành thuộc tính chọn, và các trường chọn nhiều được hỗ trợ trở thành thuộc tính đa lựa chọn. Các giá trị được hỗ trợ khác có thể xuất hiện dưới dạng văn bản. Nếu các thuộc tính tùy chỉnh có cùng tên, Notion có thể thêm một định danh trường để phân biệt chúng.

Các thuộc tính mới có thể xuất hiện trước khi giá trị của chúng được cập nhật trên các trang hiện có. Một mục công việc cũ có thể cần được chỉnh sửa trong Jira hoặc nhập lại trước khi các giá trị thuộc tính mới hiển thị.

Đầu tiên, Notion nhập các mục công việc từ mỗi không gian đã chọn trong khoảng lịch sử của bạn. Sau đó, Notion thường xuyên kiểm tra Jira để phát hiện các mục công việc mới và cập nhật.

Khi các trường được hỗ trợ như trạng thái, mức độ ưu tiên, người được phân công hay nhãn thay đổi, Notion sẽ cập nhật thuộc tính tương ứng. Notion cũng thường xuyên kiểm tra sự thay đổi của các thuộc tính tùy chỉnh khả dụng.

Đồng bộ vẫn tiếp tục khi bạn đóng Notion. Lần nhập đầu tiên, giới hạn yêu cầu của Jira và sự cố dịch vụ tạm thời có thể làm chậm việc cập nhật. Kiểm tra trạng thái đồng bộ để xem tiến trình hoặc lỗi.

Bao gồm tất cả các mục công việc hiện có, hoặc chọn các mục công việc được cập nhật trong 30, 90, hoặc 365 ngày qua.

Cửa sổ này sử dụng thời gian cập nhật lần cuối của mục công việc Jira. Nó không phụ thuộc vào ngày tạo, ngày đến hạn hoặc trạng thái của mục đó. Một mục công việc chưa được giải quyết có thể rời khỏi cơ sở dữ liệu được đồng bộ nếu nó chưa được cập nhật trong khoảng thời gian đó.

Cửa sổ lịch sử áp dụng cho các mục công việc. Các bản ghi không gian đã chọn vẫn nằm trong Jira Spaces.

Mở đồng bộ hóa trong Cài đặt → Kết nối → Jira → Đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu để chỉnh sửa.

• Notion nhập các không gian mới được chọn và mục công việc tương ứng.

• Notion xóa các trang không gian đồng bộ và trang mục công việc liên quan.

• Thay đổi thuộc tính tùy chỉnh: Cập nhật lựa chọn và lưu. Notion sẽ cập nhật đồng bộ và có thể cần nhập lại dữ liệu.

• Thay đổi lịch sử: Mở rộng cửa sổ nhập thêm mục công việc; rút ngắn cửa sổ xóa các mục công việc ngoài phạm vi cửa sổ mới.

Hãy lưu giữ mọi thông tin chỉ có trên Notion mà bạn cần trước khi xóa không gian hoặc rút ngắn lịch sử.

Để dừng đồng bộ vĩnh viễn, hãy sử dụng Xóa đồng bộ hóa. Cơ sở dữ liệu và trang Notion hiện có vẫn giữ nguyên, nhưng sẽ không nhận cập nhật. Các thuộc tính đồng bộ hóa vẫn ở chế độ chỉ đọc. Việc xóa đồng bộ hóa không thể hoàn tác.

Thêm các chế độ xem và thuộc tính của riêng bạn để sắp xếp các mục công việc cho nhóm của bạn. Các giá trị bạn thêm vào các thuộc tính chỉ có trên Notion sẽ không được gửi đến Jira.

Cả hai cơ sở dữ liệu đều bắt đầu ở chế độ Riêng tư. Khi bạn chia sẻ chúng, các quyền trong Notion sẽ kiểm soát việc truy cập vào dữ liệu được nhập. Quyền của Jira không được kiểm tra riêng cho từng người xem Notion.

Thuộc tính Khả năng hiển thị mô tả không gian Jira. Nó không kiểm soát ai có thể xem dữ liệu của không gian đó trong Notion.

Xác nhận rằng bạn đã kết nối đúng tài khoản Jira và Trang. Hãy yêu cầu quản trị viên Jira kiểm tra quyền truy cập của bạn vào không gian và các mục công việc.

Kiểm tra xem thuộc tính đã được chọn chưa, hoặc bật Đồng bộ hóa tất cả các thuộc tính tùy chỉnh hiện tại và tương lai. Tài khoản được kết nối cũng cần có quyền truy cập vào trường này. Các trường mới có thể xuất hiện trong Notion trước khi các mục công việc hiện có nhận được giá trị cho chúng.

Xác nhận rằng bản ghi liên quan đã được bao gồm trong quá trình đồng bộ hóa. Một mục công việc cha có thể nằm ngoài các không gian đã chọn hoặc cửa sổ lịch sử, hoặc có thể vẫn đang được nhập.

Việc xóa hoặc thay đổi quyền trong Jira có thể không xóa trang ngay lập tức. Kiểm tra nội dung và cài đặt chia sẻ của cơ sở dữ liệu Notion nếu mục đó không còn được hiển thị nữa.

Mở chi tiết trạng thái đồng bộ. Kết nối lại tài khoản hoặc khôi phục quyền truy cập Jira khi được nhắc. Sự cố tạm thời của Jira và giới hạn yêu cầu có thể làm chậm quá trình cập nhật khi Notion thử lại.

Để so sánh với Workers và hướng dẫn khắc phục sự cố chung, hãy xem Đồng bộ hóa dữ liệu từ các công cụ khác vào Notion →