Kết nối Asana với Notion
Asana giúp các nhóm quản lý dự án, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ. Bạn có thể đồng bộ hóa các dự án và nhiệm vụ Asana của mình vào Notion để giữ chúng cùng với các kế hoạch và tài liệu của nhóm bạn.
Ghi chú: Chúng tôi đang thay thế các bản đồng bộ Asana được quản lý hiện có bằng các bản đồng bộ tùy chỉnh được hỗ trợ bởi Notion Workers. Bạn có thể tùy chỉnh dữ liệu bạn đồng bộ và cách sắp xếp dữ liệu đó trong Notion. Dữ liệu đã đồng bộ hiện có của bạn vẫn nằm trong Notion. Tìm hiểu thêm về Notion Workers ->
Các bản đồng bộ Asana hiện có sẽ ngừng hoạt động vào 30/10/2026. Chúng sẽ tiếp tục hoạt động bình thường cho đến lúc đó, nhưng sẽ không tự động di chuyển. Chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập bản đồng bộ thay thế trước ngày đó.
Thay đổi này chỉ ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu được đồng bộ Asana cũ. Nếu bạn sử dụng Asana AI Connector riêng biệt để Notion AI có thể tìm kiếm dữ liệu Asana của bạn, thì Asana AI Connector không nằm trong thay đổi này và sẽ tiếp tục hoạt động.
Workers chạy quá trình đồng bộ hóa của bạn trên các máy chủ của Notion. Để thiết lập thay thế, hãy @-đề cập đến cơ sở dữ liệu được đồng bộ hiện tại của bạn trong cuộc trò chuyện với Notion AI và bao gồm kỹ năng đồng bộ Asana.
Hãy chuẩn bị sẵn những thứ sau:
Cơ sở dữ liệu được đồng bộ Asana hiện tại của bạn trong Notion. Đảm bảo Notion AI có thể truy cập nó.
Danh sách đầy đủ các dự án Asana cần bao gồm. Các liên kết dự án là điểm khởi đầu hữu ích; Notion AI có thể yêu cầu bạn xác nhận số ID dự án của chúng.
https://app.asana.com/1/<workspace>/project/1206617296084787/list/...Một tài khoản Asana có quyền truy cập vào mọi dự án được chọn và quyền tạo mã thông báo truy cập cá nhân.
Quyền truy cập vào Workers và các công cụ Notion AI cần để tạo và triển khai một Worker trong không gian làm việc của bạn.
Notion Workers syncs guide, để biết thông tin cơ bản về lịch trình đồng bộ hóa, chế độ đồng bộ hóa và giới hạn tốc độ. Hướng dẫn này tạo ra các cơ sở dữ liệu Dự án và Nhiệm vụ mới. Cơ sở dữ liệu hiện tại của bạn vẫn khả dụng trong khi bạn kiểm tra cơ sở dữ liệu thay thế. Các liên kết trang, xem, liên kết và thông tin chỉ có trong Notion của nó không tự động chuyển sang các cơ sở dữ liệu mới.
Mở một cuộc trò chuyện với Notion AI trong không gian làm việc chứa cơ sở dữ liệu đã đồng bộ hóa hiện tại của bạn.
Sao chép lời nhắc bên dưới. Thay thế @Existing Asana sync database bằng cách nhập @ và chọn cơ sở dữ liệu thực tế từ menu đề cập. Nếu bạn đang thay thế một vài cơ sở dữ liệu được đồng bộ, hãy đề cập đến từng cơ sở dữ liệu đó.
Thay thế đồng bộ Asana hiện tại của tôi, @Existing Asana sync database, bằng một Notion Worker sử dụng Asana Guide: Projects & Tasks Worker Sync.
Kiểm tra cơ sở dữ liệu hiện có và xác nhận danh sách dự án Asana đầy đủ với tôi. Sử dụng kỹ năng này để tạo các cơ sở dữ liệu Dự án và Nhiệm vụ liên quan, các bản đồng bộ hóa hàng giờ và các chế độ xem. Bao gồm cả các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Giữ nguyên cơ sở dữ liệu hiện tại của tôi. Xác định các thuộc tính tùy chỉnh, giá trị chỉ có trong Notion, chế độ xem, mối quan hệ và liên kết cần xử lý riêng. Yêu cầu mã thông báo Asana của tôi thông qua đầu vào thông tin xác thực bảo mật, không phải trong cuộc trò chuyện.
Xem trước mọi dự án đã chọn, hoàn tất quá trình đồng bộ hóa đầu tiên và kiểm tra các bản ghi cũng như mối quan hệ dự án. Cho tôi xem các cơ sở dữ liệu thay thế, mọi điểm khác biệt và các bước để chuyển đổi trước khi thay đổi đồng bộ hóa cũ.
Việc @-đề cập cung cấp cho Notion AI một cơ sở dữ liệu cụ thể để kiểm tra. Chỉ nhập tên cơ sở dữ liệu thôi thì không phải là liên kết đến cơ sở dữ liệu đó.
Xác nhận danh sách dự án đầy đủ khi Notion AI yêu cầu. Các bản ghi hiển thị trong chế độ xem Notion đã lọc có thể chỉ đại diện cho một phần quá trình đồng bộ hóa hiện tại của bạn.
Làm theo hướng dẫn của Notion AI để tạo mã thông báo truy cập cá nhân Asana trong Asana’s Developer Console và cung cấp mã đó thông qua đầu vào thông tin xác thực bảo mật.
Đừng dán mã thông báo vào cuộc trò chuyện, trang Notion hoặc thuộc tính cơ sở dữ liệu. Worker sử dụng thông tin xác thực này để đọc các dự án và nhiệm vụ đã chọn.
Thiết lập này sử dụng thông tin xác thực Worker mới. Kết nối Asana hiện tại của bạn không tự động cung cấp thông tin đó.
Nếu Notion AI không thể truy cập kỹ năng hoặc các công cụ Worker, hãy giải quyết quyền truy cập đó trước. Hướng dẫn được liên kết cũng chứa các hướng dẫn thiết lập cho một người trong nhóm của bạn có thể sử dụng Notion CLI.
Kỹ năng này tạo ra hai cơ sở dữ liệu liên quan:
Cơ sở dữ liệu | Những gì nó bao gồm |
|---|---|
Dự án | Tên dự án, trạng thái hoàn thành và lưu trữ, chủ sở hữu, nhóm, ngày tháng, ghi chú và liên kết Asana. |
Nhiệm vụ | Tên nhiệm vụ, trạng thái hoàn thành, người được phân công, quan hệ dự án đã chọn, phần, ngày tháng, ghi chú, loại nhiệm vụ và liên kết Asana. |
Cơ sở dữ liệu Nhiệm vụ bao gồm các chế độ xem theo dự án và phần, một bảng biểu, dòng thời gian, lịch và bảng tổng quan nhiệm vụ. Cơ sở dữ liệu Dự án bao gồm một bảng biểu chi tiết dự án.
Kiểm tra các chi tiết quan trọng đối với quy trình làm việc hiện tại của bạn:
Nhiệm vụ đã hoàn thành: Cả nhiệm vụ đã hoàn thành và chưa hoàn thành đều nên được bao gồm.
Nhiệm vụ trong nhiều dự án: Một nhiệm vụ nên có một hàng, với các quan hệ đến các dự án đã chọn của nó.
Mọi người: Chủ sở hữu và người được phân công có thể được phân giải thành thành viên hoặc khách của Notion qua email. Tên chủ sở hữu và Tên người được phân công cung cấp văn bản khi không thể khớp với một người.
Phần: Hướng dẫn sử dụng một tập hợp cố định các tùy chọn phần và ánh xạ các tên khác thành Khác. Hãy yêu cầu Notion AI điều chỉnh ánh xạ nếu quy trình làm việc hiện tại của bạn sử dụng các phần khác.
Ghi chú: Hướng dẫn giới hạn các ghi chú được đồng bộ ở mức 2.000 ký tự.
Dữ liệu bổ sung: Hướng dẫn không bao gồm bình luận, tệp đính kèm hoặc các trường tùy chỉnh tùy ý của Asana. Nếu bạn dựa vào chúng, hãy nhờ Notion AI đánh giá những gì có thể được thêm vào trước khi chuyển đổi.
Hướng dẫn ghi lại tên của nhiệm vụ cha dưới dạng văn bản. Đừng cho rằng tất cả các nhiệm vụ con lồng nhau hoặc quan hệ cha-con đều được tái tạo; hãy so sánh bản thay thế với các nhiệm vụ bạn cần từ các dự án đã chọn của mình.
Đợi cho đến khi Notion AI xác nhận rằng cả hai lần đồng bộ đều ổn định và quá trình nhập ban đầu đã hoàn tất.
So sánh các dự án đã chọn và một mẫu nhiệm vụ với Asana. Kiểm tra các nhiệm vụ đã hoàn thành, ngày tháng, người được phân công và quan hệ dự án.
Kiểm tra xem một thay đổi gần đây trên Asana có đến được bản thay thế sau khi làm mới thành công hay không.
Xem lại các thuộc tính tùy chỉnh của cơ sở dữ liệu cũ và các giá trị chỉ có trong Notion với Notion AI. Chuyển những gì bạn cần bằng cách sử dụng ID bản ghi Asana ổn định thay vì tên nhiệm vụ.
Cập nhật các liên kết, chế độ xem cơ sở dữ liệu được liên kết, quan hệ và tự động hóa cần sử dụng bản thay thế. Xem lại quyền chia sẻ trên các cơ sở dữ liệu mới.
Khi nhóm của bạn đã sử dụng bản thay thế, hãy nhờ Notion AI giúp ngừng sử dụng bản đồng bộ cũ trong khi vẫn giữ cơ sở dữ liệu cũ để tham khảo.
Bạn không cần xóa cơ sở dữ liệu cũ để sử dụng Worker. Hãy giữ nó cho đến khi bạn đã kiểm tra rằng thông tin và quy trình làm việc của nhóm bạn đã được tính đến.
Theo mặc định, kỹ năng này thiết lập đồng bộ hàng giờ cho Dự án và Nhiệm vụ. Bạn có thể yêu cầu Notion AI đặt lịch trình khác, từ mỗi 5 phút đến mỗi 7 ngày, hoặc chỉ thủ công. Worker chạy trong nền, ngay cả khi Notion đã đóng.
Ghi chú: Các bản đồng bộ Workers chạy dựa trên mô hình định giá theo mức sử dụng của Notion và sử dụng tín dụng Notion mỗi lượt chạy; đồng bộ thường xuyên hơn sẽ sử dụng nhiều tín dụng hơn. Xem Tìm hiểu về định giá cho Workers để ước tính chi phí trước khi chuyển đổi.
Mỗi lần làm mới thành công sẽ đọc các dự án đã chọn cùng nhiệm vụ của chúng và cập nhật cơ sở dữ liệu Notion tương ứng. Các bản cập nhật truyền từ Asana sang Notion. Hãy thực hiện thay đổi đối với các giá trị được đồng bộ trong Asana; các thay đổi trong Notion sẽ không được ghi lại.
Lịch trình bạn chọn đặt tần suất bắt đầu làm mới, không phải thời gian hoàn thành. Các dự án lớn hơn và giới hạn yêu cầu nguồn có thể làm chậm quá trình hoàn tất.
Mẹo: Hãy giữ lại danh sách dự án đầy đủ. Các bản đồng bộ này thay thế nội dung trong cơ sở dữ liệu mỗi lần chạy: các bản ghi bị thiếu sau khi làm mới hoàn tất sẽ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu được đồng bộ. Việc xóa một dự án khỏi cấu hình có thể xóa trang dự án đó và các nhiệm vụ không thuộc về dự án được chọn khác, bao gồm cả thông tin chỉ có trong Notion trên các trang đó. Hãy yêu cầu Notion AI xem trước lựa chọn đầy đủ trước khi áp dụng thay đổi.
Hãy xem lại cài đặt chia sẻ của các cơ sở dữ liệu thay thế trước khi cấp quyền truy cập cho nhóm của bạn. Quyền của Notion kiểm soát người có thể xem các bản ghi đã nhập; quyền của dự án Asana không được áp dụng riêng cho từng người xem Notion.
Thuộc tính Quyền riêng tư mô tả dự án Asana. Nó không kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu của dự án đó trong Notion.
Một số nhiệm vụ bị thiếu
Hãy yêu cầu Notion AI kiểm tra lựa chọn dự án hoàn chỉnh, quyền truy cập nguồn, phân trang và việc bao gồm các nhiệm vụ đã hoàn thành. Ngoài ra, hãy kiểm tra các bộ lọc của chế độ xem Notion. Một nhiệm vụ không được bao gồm trong các dự án đã chọn có thể không được bản đồng bộ này trả về.
Chủ sở hữu hoặc người được phân công đang trống
Kiểm tra Tên chủ sở hữu hoặc Tên người được phân công. Thuộc tính người có thể để trống khi email Asana không khả dụng hoặc không khớp với thành viên hoặc khách trong Notion.
Các bản cập nhật đã dừng
Hãy yêu cầu Notion AI kiểm tra các lượt chạy gần nhất và quyền truy cập thông tin đăng nhập của Worker. Bạn có thể cần khởi động lại quá trình đồng bộ với danh sách dự án đầy đủ. Việc thử lại thủ công nhiều lần có thể đạt giới hạn yêu cầu.
Các chế độ xem hoặc giá trị hiện có của tôi không thay đổi
Bản thay thế có các cơ sở dữ liệu và trang bản ghi mới. Hãy yêu cầu Notion AI so sánh cấu trúc cũ và mới, đồng thời xử lý từng giá trị hoặc phụ thuộc bị thiếu trước khi ngừng sử dụng bản đồng bộ cũ.
