ซิงค์ข้อมูลจากเครื่องมืออื่นมายัง Notion

การซิงค์ฐานข้อมูลของเราช่วยให้คุณทำงานกับข้อมูลจากเครื่องมืออื่นและเพิ่มข้อมูลเหล่านั้นควบคู่ไปกับแผนงาน เอกสาร และโปรเจกต์ของทีมคุณได้ เพียงเชื่อมต่อบัญชี เลือกสิ่งที่ต้องการซิงค์ แล้ว Notion จะสร้างฐานข้อมูลและคอยอัปเดตข้อมูลเหล่านั้นให้เป็นปัจจุบัน

Notion จัดการการซิงค์เหล่านี้ให้คุณ เพื่อให้คุณสามารถเชื่อมต่อบัญชีและใช้ฐานข้อมูลที่ซิงค์ได้โดยไม่ต้องสร้างหรือดูแลการเชื่อมต่อด้วยตัวเอง

แต่ละระเบียนจากเครื่องมืออื่นจะกลายเป็นหน้าในฐานข้อมูล Notion โดยฟิลด์จากแหล่งข้อมูลจะกลายเป็นคุณสมบัติของฐานข้อมูล

การซิงค์แบบมีการจัดการจะอัปเดตข้อมูลในทิศทางเดียว คือจากเครื่องมือที่เชื่อมต่อมายัง Notion คุณสมบัติที่ซิงค์จะเป็นแบบอ่านอย่างเดียวใน Notion หากต้องการเปลี่ยนค่าที่ซิงค์ ให้คุณอัปเดตใน GitHub, Jira หรือ Salesforce แล้วคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงใน Notion

การซิงค์จะทำงานโดยอัตโนมัติในเบื้องหลัง ระยะเวลาในการอัปเดตจะแตกต่างกันไปตามการเชื่อมต่อ ปริมาณข้อมูล และขีดจำกัดการร้องขอของเครื่องมือต้นทาง

คุณจำเป็นต้องเป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงาน Notion และมีบัญชีที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่คุณต้องการซิงค์ได้ องค์กรของคุณอาจกำหนดให้ผู้ดูแลระบบเป็นผู้อนุมัติการเชื่อมต่อหรือให้สิทธิ์การเข้าถึงในเครื่องมือต้นทาง

บัญชีที่คุณใช้สร้างการซิงค์จะเป็นตัวกำหนดว่า Notion สามารถอ่านข้อมูลใดได้บ้าง หากสิทธิ์การเข้าถึงเปลี่ยนไปหรือการเชื่อมต่อหมดอายุ การซิงค์อาจกำหนดให้คุณต้องยืนยันตัวตนใหม่

GitHub Sync และ Jira Sync จำเป็นต้องใช้แพ็คเกจ Business (หรือส่วนเสริม Mobile Business) ส่วน Salesforce Sync จำเป็นต้องใช้แพ็คเกจ Enterprise

1. เปิด การตั้งค่า → การเชื่อมต่อ ในพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณ

2. เปิดการเชื่อมต่อที่คุณต้องการซิงค์ (GitHub, Jira หรือ Salesforce) จาก เรียกดู หรือ ที่ติดตั้งแล้ว จากนั้นเลือก การซิงค์ฐานข้อมูล จากตัวเลือกของการเชื่อมต่อนั้น

3. เชื่อมต่อบัญชีและทำตามขั้นตอนการอนุญาตสำหรับเครื่องมือนั้นให้เสร็จสิ้น

4. เลือกที่เก็บข้อมูล พื้นที่ หรือประเภทวัตถุที่คุณต้องการซิงค์

5. เลือกว่าจะรวมประวัติมากน้อยเพียงใด สำหรับแหล่งข้อมูลที่มีคุณสมบัติกำหนดเอง เช่น Jira และ Salesforce คุณยังสามารถเลือกได้ว่าจะรวมคุณสมบัติกำหนดเองใดบ้างในการซิงค์ของคุณ

6. เลือก สร้างการซิงค์

Notion จะสร้างฐานข้อมูลในส่วนแถบด้านข้าง ส่วนตัว ของคุณ การนำเข้าครั้งแรกจะเริ่มทำงานในเบื้องหลัง คุณสามารถเปิดฐานข้อมูลได้ในขณะที่ระเบียนยังคงถูกนำเข้าอยู่

Notion จะสร้างโครงสร้างฐานข้อมูล จากนั้นจึงนำเข้าระเบียนที่ตรงกับการตั้งค่าของคุณ การนำเข้าขนาดใหญ่อาจใช้เวลานานขึ้นเนื่องจาก Notion อ่านข้อมูลเป็นชุดและปฏิบัติตามขีดจำกัดคำขอของเครื่องมือต้นทาง

ฐานข้อมูลอาจแสดงข้อมูลเพียงบางส่วนในขณะที่การนำเข้าครั้งแรกกำลังทำงานอยู่ คุณไม่จำเป็นต้องเปิด Notion ทิ้งไว้เพื่อให้การนำเข้าดำเนินการต่อ

หลังจากการนำเข้าครั้งแรก Notion จะตรวจสอบเครื่องมือที่เชื่อมต่ออยู่เป็นประจำเพื่อหาระเบียนใหม่หรือระเบียนที่มีการเปลี่ยนแปลง และอัปเดตคุณสมบัติที่ซิงค์ไว้ การซิงค์จะดำเนินต่อไปในเบื้องหลังแม้ว่าจะไม่มีใครดูฐานข้อมูลอยู่ก็ตาม

โดยทั่วไป เราคาดว่าการเปลี่ยนแปลงจะซิงค์ไปยัง Notion ภายในเวลาไม่กี่นาทีหรือน้อยกว่านั้น

ระยะเวลาจะแตกต่างกันไปตามการเชื่อมต่อ ปริมาณข้อมูล และความพร้อมใช้งานของเครื่องมือต้นทาง การตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงไม่ได้หมายความว่าทุกการเปลี่ยนแปลงจะปรากฏใน Notion ทันที Salesforce จะตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทุกนาทีโดยค่าเริ่มต้น โปรดดูคู่มือของการเชื่อมต่อแต่ละรายการสำหรับรายละเอียด

เมื่อแหล่งข้อมูลจำกัดคำขอชั่วคราวหรือใช้งานไม่ได้ Notion จะลองใหม่ หากการซิงค์ต้องการการอนุญาตใหม่หรือสิทธิ์ที่แตกต่างออกไป สถานะของการซิงค์จะแจ้งให้คุณทราบว่าต้องทำอย่างไร

คุณสามารถรวมประวัติที่มีอยู่ทั้งหมดหรือจำกัดการซิงค์ไว้เฉพาะระเบียนที่มีการอัปเดตในช่วง 30, 90 หรือ 365 วันที่ผ่านมา หน้าต่างประวัติจะใช้เวลาอัปเดตล่าสุดของระเบียนต้นทาง แทนที่จะใช้วันที่สร้าง ส่วน Salesforce จะใช้เวลาแก้ไขของระบบ

ช่วงเวลานี้จะเลื่อนไปข้างหน้าตามกาลเวลา ระเบียนอาจออกจากฐานข้อมูลเมื่อไม่ได้มีการอัปเดตภายในช่วงเวลานั้น แม้ว่าระเบียนนั้นจะยังเปิดอยู่หรือยังใช้งานอยู่ในเครื่องมือต้นทางก็ตาม

การขยายช่วงเวลาจะนำเข้าระเบียนที่ตรงกันเพิ่มเติม การย่อช่วงเวลาจะลบระเบียนที่ไม่เข้าเงื่อนไขอีกต่อไป ซึ่งแตกต่างจากตัวกรองฐานข้อมูลของ Notion ที่จะเปลี่ยนเฉพาะสิ่งที่มุมมองแสดงเท่านั้น

คุณสามารถสร้างมุมมอง กรองและจัดเรียงระเบียน และเพิ่มคุณสมบัติ Notion ของคุณเองได้ ตัวอย่างเช่น เพิ่มลำดับความสำคัญของทีมให้กับ Pull Request หรือสถานะการวางแผนบัญชีให้กับบัญชีของ Salesforce ค่าในคุณสมบัติเหล่านี้จะยังคงอยู่ใน Notion

ตั้งชื่อคุณสมบัติของคุณเองให้แตกต่างเพื่อไม่ให้ขัดแย้งกับคุณสมบัติที่จัดการโดยการซิงค์

ฐานข้อมูลเริ่มต้นจะเป็นหน้าส่วนตัว แชร์ฐานข้อมูลเหล่านั้นโดยใช้สิทธิ์การเข้าถึงหน้าของ Notion เมื่อคุณพร้อมแล้ว

การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ในเครื่องมือต้นทางอาจหยุดการอัปเดตในอนาคตโดยไม่ลบข้อมูลที่มีอยู่ใน Notion แล้ว โปรดตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์ของฐานข้อมูล Notion เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์การเข้าถึงในเครื่องมือต้นทาง

กลับไปที่การตั้งค่า Database sync ของการเชื่อมต่อเพื่อตรวจสอบสถานะการซิงค์ ข้อมูลรอบการทำงานล่าสุด และรายละเอียดข้อผิดพลาดใดๆ

เวลาการทำงานล่าสุดแสดงให้เห็นถึงกิจกรรม แต่ไม่ได้เป็นการรับประกันว่าการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างจากแหล่งข้อมูลได้มาถึง Notion แล้ว

ใช้การซิงค์แบบมีการจัดการเมื่อการเชื่อมต่อที่รองรับรายการใดรายการหนึ่งมีข้อมูลและการตั้งค่าที่คุณต้องการ Notion จะจัดการการนำเข้าเริ่มต้น การตรวจสอบซ้ำๆ และตรรกะการซิงค์เฉพาะสำหรับการเชื่อมต่อ

ใช้ Notion Worker เมื่อคุณต้องการสร้างการซิงค์แบบกำหนดเอง เช่น การนำเข้าจากบริการอื่น หรือการแปลงข้อมูลก่อนที่จะถึง Notion

ตัวอย่างเช่น ใช้การซิงค์ GitHub แบบมีการจัดการเพื่อติดตาม Pull Request ใน Notion ให้พิจารณาใช้ Worker หากคุณต้องการแหล่งข้อมูลแบบกำหนดเอง ประเภทบันทึกเพิ่มเติม หรือการคำนวณที่รวมข้อมูลก่อนการนำเข้า

ตรวจสอบที่เก็บข้อมูล พื้นที่ หรือประเภทวัตถุที่เลือกไว้ หน้าต่างประวัติของคุณ และสิทธิ์ของแหล่งข้อมูลของบัญชีที่เชื่อมต่อ นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบว่าการนำเข้าครั้งแรกยังคงทำงานอยู่หรือไม่ และมีตัวกรองมุมมองของ Notion ซ่อนบันทึกข้อมูลอยู่หรือไม่

หากหน้าที่ซิงค์ควรจะสัมพันธ์กับหน้าอีกหน้าหนึ่งแต่กลับไม่สัมพันธ์กัน อาจเป็นเพราะหน้าต่างประวัติของคุณ หรือหน้าที่เกี่ยวข้องยังคงอยู่ในระหว่างการนำเข้า เราจะสร้างความสัมพันธ์ก็ต่อเมื่อหน้าทั้งสองหน้าถูกซิงค์เข้ากับฐานข้อมูล Notion แล้วเท่านั้น

เปิดรายละเอียดสถานะของการซิงค์ เชื่อมต่อใหม่หากการอนุญาตหมดอายุ หรือขอให้ผู้ดูแลระบบแหล่งข้อมูลของคุณกู้คืนสิทธิ์การเข้าถึง การหยุดชะงักของแหล่งข้อมูลชั่วคราวและขีดจำกัดของคำขออาจทำให้การอัปเดตล่าช้าในขณะที่ Notion พยายามลองใหม่

ลดข้อมูลที่เลือกหรือเลือกหน้าต่างประวัติที่สั้นลง ตรวจสอบผลกระทบก่อนบันทึก: การลบแหล่งข้อมูลหรือทำให้ประวัติสั้นลงอาจลบหน้าที่ซิงค์ออกได้ คู่มือเฉพาะสำหรับการเชื่อมต่อจะอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณเปลี่ยนการเลือก

• เชื่อมต่อ GitHub

• เชื่อมต่อ Jira

• เชื่อมต่อกับ Salesforce

สำหรับการซิงค์ Asana หรือ GitLab ที่มีอยู่ ให้ใช้คู่มือการแทนที่ Worker:

• เชื่อมต่อ Asana

• เชื่อมต่อ GitLab