เชื่อมต่อ Salesforce เข้ากับ Notion

การซิงค์ Salesforce แบบมีการจัดการจะสร้างฐานข้อมูล Notion สำหรับบัญชี ผู้ติดต่อ และโอกาสทางการขายที่คุณเลือก Notion จะนำเข้าระเบียนที่มีอยู่ และตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงใน Salesforce ทุกนาที

คู่มือนี้ครอบคลุม การซิงค์ฐานข้อมูล ในการตั้งค่าการเชื่อมต่อ Salesforce ของคุณ คุณสมบัติที่ซิงค์จะเป็นแบบอ่านอย่างเดียวใน Notion โปรดทำการเปลี่ยนแปลงระเบียนลูกค้าใน Salesforce

เลือกประเภทออบเจกต์ Salesforce เหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งประเภท:

Notion จะสร้างฐานข้อมูลแยกต่างหากสำหรับประเภทออบเจกต์ที่เลือกแต่ละประเภท ระเบียนที่ซิงค์จะแสดงด้วยว่าแต่ละระเบียนถูกสร้างขึ้นและเปลี่ยนแปลงล่าสุดใน Salesforce เมื่อใด คุณสมบัติที่พร้อมใช้งานจะขึ้นอยู่กับการเข้าถึงฟิลด์ของบัญชีที่เชื่อมต่ออยู่

เมื่อรวมบัญชีและผู้ติดต่อไว้ในการซิงค์เดียวกัน Notion จะสามารถเชื่อมโยงผู้ติดต่อเข้ากับบัญชีของพวกเขาได้ เช่นเดียวกับโอกาสทางการขายและบัญชี บัญชีที่เชื่อมต่อจำเป็นต้องมีสิทธิ์เข้าถึงฟิลด์อ้างอิงบัญชี Salesforce และบัญชีที่เกี่ยวข้องจะต้องรวมอยู่ในข้อมูลที่ซิงค์ด้วย

การซิงค์แบบมีการจัดการนี้ไม่รองรับ Leads, Cases และออบเจกต์ Salesforce แบบกำหนดเอง

สิ่งที่คุณต้องมี:

• การเป็นสมาชิกในพื้นที่ทำงาน Notion

• บัญชี Salesforce ที่มีการเข้าถึง API

• สิทธิ์ในการอ่านและคิวรีออบเจกต์และฟิลด์ที่เลือก

ผู้ดูแลระบบ Salesforce ของคุณอาจจำเป็นต้องอนุมัติการเชื่อมต่อหรืออัปเดตสิทธิ์ของบัญชีของคุณ Notion จะสามารถซิงค์ได้เฉพาะข้อมูลที่บัญชีที่เชื่อมต่อสามารถอ่านได้เท่านั้น

1. ใน Notion ให้ไปที่ การตั้งค่า → การเชื่อมต่อ → Salesforce

2. เปิด การซิงค์ฐานข้อมูล และเชื่อมต่อบัญชี Salesforce ของคุณ

3. ทำตามขั้นตอนการอนุญาตของ Salesforce ให้เสร็จสมบูรณ์และเลือกบัญชีที่เชื่อมต่อ.

4. ป้อน ชื่อของการซิงค์.

5. ภายใต้ Objects to sync ให้เลือก บัญชี, ผู้ติดต่อ, โอกาสทางการขาย หรือเลือกผสมกัน.

6. สำหรับออบเจกต์แต่ละประเภท ให้เลือกคุณสมบัติที่จะรวมไว้ Sync all current and future properties จะถูกปิดโดยค่าเริ่มต้น ดังนั้นจะไม่มีการซิงค์คุณสมบัติที่กำหนดเองจนกว่าคุณจะเปิดใช้งานหรือเลือกคุณสมบัติเฉพาะ.

7. เลือกระเบียนที่มีอยู่ทั้งหมดหรือช่วงเวลาของประวัติ.

8. เลือก สร้างการซิงค์

Notion จะสร้างฐานข้อมูลที่เลือกไว้ในส่วน Private ของแถบด้านข้างของคุณ ออบเจกต์แต่ละประเภทจะถูกนำเข้าแยกกัน ดังนั้นฐานข้อมูลหนึ่งอาจเสร็จสิ้นก่อนอีกฐานข้อมูลหนึ่ง.

เปิด Sync all current and future properties สำหรับออบเจกต์ประเภทหนึ่งเพื่อรวมคุณสมบัติที่กำหนดเองที่รองรับในขณะนี้และเมื่อมีการเพิ่มในภายหลัง การตั้งค่านี้จะเริ่มต้นโดยปิดสำหรับแต่ละออบเจกต์ ดังนั้นจะไม่มีการซิงค์คุณสมบัติที่กำหนดเองจนกว่าคุณจะเปิดใช้งานหรือเลือกคุณสมบัติเฉพาะ.

หากต้องการเลือกคุณสมบัติเฉพาะ ให้ปิดการตั้งค่าดังกล่าวและเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการ การเลือกด้วยตนเองจะไม่รวมฟิลด์ใหม่โดยอัตโนมัติ.

ค่าที่รองรับประกอบด้วยช่องทำเครื่องหมาย ตัวเลข สกุลเงิน เปอร์เซ็นต์ วันที่ ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ URL ข้อความ และฟิลด์แบบเลือกเดี่ยวหรือหลายตัวเลือกที่รองรับ ฟิลด์บางประเภทไม่ได้รับการรองรับ รวมถึงฟิลด์ที่เข้ารหัส ฟิลด์ไบนารี และฟิลด์อ้างอิงที่กำหนดเอง ฟิลด์การค้นหาที่กำหนดเองจะไม่กลายเป็นความสัมพันธ์ใน Notion.

ชื่อคุณสมบัติมาตรฐานจะใช้ป้ายกำกับฟิลด์ Salesforce ที่มีอยู่ ชื่อคุณสมบัติที่กำหนดเองจะมาจากชื่อ API ของ Salesforce ดังนั้นชื่ออาจแตกต่างจากป้ายกำกับที่คุณเห็นใน Salesforce.

Notion จะตรวจสอบคุณสมบัติใหม่เป็นระยะ คุณสมบัติที่เพิ่มเข้ามาใหม่อาจยังคงว่างเปล่าในหน้าที่มีอยู่จนกว่าบันทึกต้นทางจะมีการเปลี่ยนแปลงหรือถูกนำเข้าอีกครั้ง.

Notion จะนำเข้าระเบียนแบบเรียลไทม์สำหรับแต่ละประเภทออบเจกต์ที่เลือกภายในช่วงเวลาของประวัติของคุณ ระเบียนที่ถูกทำเครื่องหมายว่าลบแล้วใน Salesforce จะไม่ถูกรวมอยู่ในการนำเข้าครั้งแรก.

การนำเข้าจะทำงานเป็นชุด ระยะเวลาขึ้นอยู่กับจำนวนระเบียนและขีดจำกัดคำขอของ Salesforce คุณสามารถเปิดฐานข้อมูลในขณะที่การนำเข้ายังคงดำเนินอยู่ได้.

Notion จะตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทุกนาที โดยจะใช้เวลาที่ Salesforce เปลี่ยนแปลงระเบียนล่าสุดเพื่อค้นหาระเบียนใหม่และระเบียนที่อัปเดต จากนั้นจึงอัปเดตหน้าของ Notion ที่ตรงกัน.

ช่วงเวลาหนึ่งนาทีคือความถี่ที่ Notion ตรวจสอบ ไม่ได้รับประกันว่าการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างจะปรากฏภายในหนึ่งนาที การอัปเดตขนาดใหญ่ ขีดจำกัดคำขอ และปัญหาชั่วคราวของบริการอาจใช้เวลาประมวลผลนานกว่านั้น

การซิงค์จะประมวลผลระเบียนที่ถูกลบด้วย เมื่อ Salesforce ส่งคืนระเบียนเหล่านั้นในผลลัพธ์การเปลี่ยนแปลง หาก Salesforce ลบระเบียนก่อนที่การซิงค์จะตรวจพบการลบ ระเบียนนั้นอาจยังคงอยู่ใน Notion.

Notion จะดำเนินการซิงค์ต่อไปเมื่อคุณปิดแอป

เลือกระเบียนที่มีอยู่ทั้งหมดหรือระเบียนที่แก้ไขในช่วง 30, 90 หรือ 365 วันที่ผ่านมา.

ช่วงเวลาจะขึ้นอยู่กับเวลาที่ Salesforce เปลี่ยนแปลงแต่ละระเบียนล่าสุด โดยไม่ได้ใช้วันที่สร้างระเบียนหรือวันที่ปิดโอกาสทางการขาย.

บัญชีที่ใช้งานอยู่หรือโอกาสทางการขายที่เปิดอยู่อาจอยู่นอกช่วงเวลาหากไม่มีการแก้ไขเมื่อเร็วๆ นี้ ผู้ติดต่อหรือโอกาสทางการขายอาจมีความสัมพันธ์กับบัญชีที่ว่างเปล่าเมื่อบัญชีนั้นอยู่นอกช่วงเวลาที่เลือก

เปิดการซิงค์ใน การตั้งค่า → การเชื่อมต่อ → Salesforce → การซิงค์ฐานข้อมูล

คุณสามารถแก้ไขชื่อการซิงค์ ประเภทออบเจกต์ที่เลือก การเลือกพร็อพเพอร์ตี้ และช่วงเวลาของประวัติได้

• เพิ่มประเภทออบเจกต์: Notion จะสร้างฐานข้อมูลและนำเข้าระเบียนที่ตรงกัน

• ลบประเภทออบเจกต์: การอัปเดตสำหรับประเภทนั้นจะหยุดลง ฐานข้อมูลและหน้าที่มีอยู่เดิมจะยังคงอยู่ โดยคุณสมบัติที่ซิงค์จะยังคงเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

• เพิ่มประเภทออบเจกต์นั้นอีกครั้ง: Notion จะกลับมาซิงค์ข้อมูลลงในฐานข้อมูลเดิมต่อ

• ขยายประวัติ: Notion จะนำเข้าระเบียนที่ตรงกันเพิ่มเติม

• ย่อประวัติ: Notion จะลบระเบียนที่อยู่นอกช่วงเวลาใหม่.

ใช้ หยุดการซิงค์ชั่วคราว เพื่อหยุดการซิงค์ชั่วคราวโดยไม่สูญเสียข้อมูลหรือการตั้งค่า จากนั้นใช้ กลับมาซิงค์ต่อ เมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการต่อ ซึ่งจะไม่ส่งผลกระทบต่อหน้า Notion ที่มีอยู่เดิม

หากต้องการหยุดการซิงค์ทั้งหมดอย่างถาวร ให้ใช้ ลบการซิงค์ ฐานข้อมูลและหน้าต่างๆ จะยังคงอยู่ แต่จะไม่ได้รับการอัปเดตอีกต่อไป คุณสมบัติที่ซิงค์จะยังคงเป็นแบบอ่านอย่างเดียว การลบการซิงค์ไม่สามารถยกเลิกได้

สร้างมุมมองสำหรับบัญชีหรือโอกาสทางการขายที่ทีมของคุณต้องการ เพิ่มพร็อพเพอร์ตี้ Notion สำหรับการวางแผนและการประสานงาน เช่น สถานะแผนบัญชีหรือเจ้าของบัญชี ค่าในพร็อพเพอร์ตี้เหล่านี้จะไม่ถูกเขียนกลับไปยัง Salesforce

ทำการเปลี่ยนแปลงค่าที่ซิงค์ใน Salesforce

ฐานข้อมูลจะเริ่มต้นเป็นส่วนตัว หากคุณแชร์ฐานข้อมูล สิทธิ์ของ Notion จะกำหนดว่าใครเห็นข้อมูลที่นำเข้าได้ และ Notion จะไม่นำกฎการแชร์ของ Salesforce มาใช้กับแต่ละคนที่เข้าชม

การเปลี่ยนแปลงการเข้าถึง Salesforce อาจทำให้การอัปเดตในอนาคตหยุดลงโดยไม่ลบข้อมูลที่นำเข้ามาก่อนหน้านี้ โปรดตรวจสอบฐานข้อมูล Notion และการตั้งค่าการแชร์เมื่อสิทธิ์ของแหล่งข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง

ขอให้ผู้ดูแลระบบ Salesforce ของคุณยืนยันว่าบัญชีของคุณมีการเข้าถึง API และสิทธิ์ในการอ่านออบเจกต์นั้น องค์กรของคุณอาจจำเป็นต้องอนุมัติการเชื่อมต่อด้วยเช่นกัน

ตรวจสอบการเลือกพร็อพเพอร์ตี้ของออบเจกต์และการเข้าถึงฟิลด์ของบัญชีที่เชื่อมต่อ ประเภทฟิลด์บางประเภทไม่ได้รับการรองรับ พร็อพเพอร์ตี้ใหม่อาจปรากฏขึ้นก่อนที่ค่าของมันจะแสดงบนระเบียนเก่า

รวม บัญชี ไว้ในการซิงค์เดียวกันกับผู้ติดต่อหรือโอกาสทางการขาย ยืนยันว่าบัญชีนั้นอยู่ในช่วงเวลาประวัติและบัญชีที่เชื่อมต่อสามารถอ่านฟิลด์อ้างอิงบัญชีได้ บัญชีอาจยังอยู่ในระหว่างการนำเข้าด้วยเช่นกัน

Salesforce ต้องทำให้การลบนั้นพร้อมสำหรับการซิงค์ก่อนที่ Notion จะสามารถประมวลผลได้ การลบที่ถูกทำแบบถาวรก่อนที่จะตรวจพบอาจทำให้หน้าหนึ่งใน Notion ยังคงอยู่ ตรวจสอบฐานข้อมูลที่ได้รับผลกระทบหากเนื้อหาต้องสะท้อนการลบนั้น

เปิดรายละเอียดสถานะการซิงค์ เชื่อมต่อใหม่หรือขอให้ผู้ดูแลระบบ Salesforce ของคุณกู้คืนการเข้าถึงเมื่อมีการแจ้งเตือน ขีดจำกัดคำขอของ Salesforce และการหยุดชะงักชั่วคราวอาจทำให้การอัปเดตล่าช้าในขณะที่ Notion กำลังลองเชื่อมต่ออีกครั้ง

สำหรับการเปรียบเทียบกับ Workers และคำแนะนำในการแก้ไขปัญหาที่ใช้ร่วมกัน โปรดดู ซิงค์ข้อมูลจากเครื่องมืออื่นไปยัง Notion →