Synchroniseer gegevens vanuit andere tools naar Notion

Met onze databasesynchronisaties kun je werken met en informatie verrijken uit andere tools, naast de plannen, documenten en projecten van je team. Verbind een account, kies wat je wilt synchroniseren en Notion maakt de databases aan en houdt ze up-to-date.

Notion beheert deze synchronisaties, zodat je een account kunt koppelen en gesynchroniseerde databases kunt gebruiken zonder dat je de integratie zelf hoeft te bouwen of te onderhouden.

Elk record uit de andere tool wordt een pagina in een Notion-database. Velden uit de bron worden database-eigenschappen.

Beheerde synchronisaties werken gegevens in één richting bij: van de verbonden tool naar Notion. Gesynchroniseerde eigenschappen zijn alleen-lezen in Notion. Als je een gesynchroniseerde waarde wilt wijzigen, werk je deze bij in GitHub, Jira of Salesforce. Je ziet vervolgens de wijziging in Notion.

Synchronisaties worden automatisch op de achtergrond uitgevoerd. De timing van de updates varieert per koppeling, de hoeveelheid gegevens en de verzoeklimieten van de bron-tool.

Je moet lid zijn van de Notion-werkruimte en een account hebben met toegang tot de gegevens die je wilt synchroniseren. Je organisatie vereist mogelijk dat een beheerder de koppeling goedkeurt of toegang verleent in de bron-tool.

Het account dat je gebruikt om de synchronisatie te maken, bepaalt welke gegevens Notion kan lezen. Als de machtigingen wijzigen of de koppeling verloopt, moet je je mogelijk opnieuw authenticeren voor de synchronisatie.

GitHub Sync en Jira Sync vereisen een Business-abonnement (of de Mobile Business-add-on). Salesforce Sync vereist een Enterprise-abonnement.

1. Open Instellingen → Koppelingen in je Notion-werkruimte.

2. Open de koppeling die je wilt synchroniseren (GitHub, Jira of Salesforce) vanuit Bladeren of Geïnstalleerd en kies vervolgens Databasesynchronisatie uit de opties van die koppeling.

3. Koppel een account en voltooi de autorisatiestappen voor die tool.

4. Kies de repositories, ruimtes of objecttypen die je wilt synchroniseren.

5. Kies hoeveel geschiedenis je wilt opnemen. Voor bronnen die aangepaste eigenschappen aanbieden, zoals Jira en Salesforce, kun je ook kiezen welke aangepaste eigenschappen je in je synchronisatie wilt opnemen.

6. Selecteer Synchronisatie maken.

Notion maakt de databases in je Privé zijbalksectie. De eerste import start op de achtergrond. Je kunt de databases openen terwijl records nog worden geïmporteerd.

Notion maakt de databasestructuur en importeert vervolgens de records die overeenkomen met je instellingen. Grote imports kunnen langer duren omdat Notion gegevens in batches leest en de verzoeklimieten van de brontool volgt.

De database toont mogelijk slechts een deel van je gegevens terwijl de eerste import wordt uitgevoerd. Je hoeft Notion niet open te houden om de import te laten doorgaan.

Na de eerste import controleert Notion regelmatig de verbonden tool op nieuwe of gewijzigde records en werkt de gesynchroniseerde eigenschappen bij. Synchronisaties gaan op de achtergrond door, zelfs als niemand de database bekijkt.

Over het algemeen verwachten we dat wijzigingen binnen enkele minuten of minder naar Notion worden gesynchroniseerd.

De timing varieert per verbinding, de hoeveelheid gegevens en de beschikbaarheid van de brontool. Een controle op wijzigingen betekent niet dat elke wijziging onmiddellijk in Notion verschijnt. Salesforce controleert standaard elke minuut op wijzigingen; zie de handleiding van elke verbinding voor details.

Wanneer de bron tijdelijk verzoeken beperkt of onbeschikbaar wordt, probeert Notion het opnieuw. Als de synchronisatie een nieuwe autorisatie of andere machtigingen nodig heeft, vertelt de status je wat je moet doen.

Je kunt alle beschikbare geschiedenis opnemen of de synchronisatie beperken tot records die in de afgelopen 30, 90 of 365 dagen zijn bijgewerkt. Een geschiedenisvenster gebruikt de tijd van de laatste update van het bronrecord, in plaats van de aanmaakdatum. Salesforce gebruikt de systeemaanpassingstijd.

Het venster schuift na verloop van tijd op. Een record kan uit de database verdwijnen wanneer het niet binnen dat venster is bijgewerkt, zelfs als het nog open of actief is in de brontool.

Het vergroten van het venster importeert extra overeenkomende records. Het verkorten ervan verwijdert records die niet langer in aanmerking komen. Dit is anders dan een Notion-databasefilter, dat alleen verandert wat een weergave toont.

Je kunt weergaven maken, records filteren en sorteren en je eigen Notion-eigenschappen toevoegen. Voeg bijvoorbeeld een teamprioriteit toe aan Pull Requests of een accountplanningsstatus aan Salesforce-accounts. Waarden in deze eigenschappen blijven in Notion.

Geef je eigen eigenschappen duidelijke namen zodat ze niet conflicteren met eigenschappen die door de synchronisatie worden beheerd.

De databases beginnen als privépagina's. Deel ze met behulp van de paginamachtigingen van Notion wanneer je er klaar voor bent.

Een wijziging in de machtigingen in de bron-tool kan toekomstige updates stoppen zonder gegevens die al in Notion staan te verwijderen. Controleer de instellingen voor het delen van de Notion-database wanneer de brontoegang wijzigt.

Ga terug naar de Database sync instellingen van de koppeling om de synchronisatiestatus, informatie over recente uitvoeringen en eventuele foutdetails te bekijken.

Een recente uitvoeringstijd toont activiteit. Dit garandeert niet dat elke wijziging in de bron Notion al heeft bereikt.

Gebruik een beheerde synchronisatie wanneer een van de ondersteunde verbindingen de gegevens en instellingen bevat die je nodig hebt. Notion regelt de initiële import, terugkerende controles en de synchronisatielogica per verbinding.

Gebruik een Notion Worker wanneer je een aangepaste synchronisatie moet bouwen, zoals importeren vanuit een andere service of gegevens transformeren voordat ze Notion bereiken.

Gebruik bijvoorbeeld een beheerde GitHub-synchronisatie om Pull Requests in Notion bij te houden. Overweeg een Worker als je een aangepaste bron, extra recordtypen of berekeningen nodig hebt die gegevens combineren vóór het importeren.

Controleer de geselecteerde repositories, ruimtes of objecttypen, je geschiedenisvenster en de bronmachtigingen van het verbonden account. Controleer ook of de eerste import nog steeds wordt uitgevoerd en of een Notion-weergavefilter records verbergt.

Als een gesynchroniseerde pagina gerelateerd zou moeten zijn aan een andere gesynchroniseerde pagina, maar dat niet is, kan dit komen door je geschiedenisvenster of omdat de gerelateerde pagina nog wordt geïmporteerd. We maken alleen relaties aan wanneer beide pagina’s naar Notion-databases zijn gesynchroniseerd.

Open de Statusdetails van de synchronisatie. Maak opnieuw verbinding als de machtiging is verlopen, of vraag je bronbeheerder om de toegang te herstellen. Tijdelijke storingen bij de bron en verzoeklimieten kunnen Updates vertragen terwijl Notion het opnieuw probeert.

Verminder de geselecteerde gegevens of kies een korter geschiedenisvenster. Review het effect voordat je opslaat: het verwijderen van een bron of het verkorten van de geschiedenis kan gesynchroniseerde pagina's verwijderen. De koppeling-specifieke handleidingen leggen uit wat er gebeurt wanneer je een selectie wijzigt.

• GitHub verbinden

• Jira koppelen

• Salesforce koppelen

Gebruik voor een bestaande Asana- of GitLab-sync de handleidingen voor het vervangen van worker:

• Koppel Asana

• Koppel GitLab