Daten aus anderen Tools in Notion synchronisieren

Unsere Datenbanksynchronisierungen ermöglichen es dir, Informationen aus anderen Tools zusammen mit den Plänen, Dokumenten und Projekten deines Teams zu bearbeiten und anzureichern. Verbinde ein Konto, wähle aus, was synchronisiert werden soll, und Notion erstellt die Datenbanken und hält sie auf dem neuesten Stand.

Notion verwaltet diese Synchronisierungen, sodass du ein Konto verbinden und synchronisierte Datenbanken nutzen kannst, ohne die Integration selbst erstellen oder warten zu müssen.

Jeder Datensatz aus dem anderen Tool wird zu einer Seite in einer Notion-Datenbank. Felder aus der Quelle werden zu Datenbankeigenschaften.

Verwaltete Synchronisierungen aktualisieren Daten in eine Richtung: vom verbundenen Tool zu Notion. Synchronisierte Eigenschaften sind in Notion schreibgeschützt. Um einen synchronisierten Wert zu ändern, aktualisiere ihn in GitHub, Jira oder Salesforce. Du wirst die Änderung in Notion sehen.

Synchronisierungen laufen automatisch im Hintergrund. Der Zeitpunkt der Aktualisierung variiert je nach Verbindung, Datenmenge und den Anforderungslimits des Quell-Tools.

Du musst Mitglied des Notion-Workspaces sein und über ein Konto mit Zugriff auf die Daten verfügen, die du synchronisieren möchtest. Deine Organisation erfordert möglicherweise, dass ein Administrator die Verbindung genehmigt oder den Zugriff im Quell-Tool gewährt.

Das Konto, das du zum Erstellen der Synchronisierung verwendest, bestimmt, welche Daten Notion lesen kann. Wenn sich dessen Berechtigungen ändern oder die Verbindung abläuft, erfordert die Synchronisierung möglicherweise eine erneute Authentifizierung.

GitHub Sync und Jira Sync erfordern einen Business Plan (oder das Mobile Business-Add-on). Salesforce Sync erfordert einen Enterprise Plan.

1. Öffne Einstellungen → Verbindungen in deinem Notion-Workspace.

2. Öffne die Verbindung, die du synchronisieren möchtest (GitHub, Jira oder Salesforce), unter Durchsuchen oder Installiert und wähle dann Datenbanksynchronisierung aus den Optionen dieser Verbindung.

3. Verbinde ein Konto und schließe die Autorisierungsschritte für dieses Tool ab.

4. Wähle die Repositories, Bereiche oder Objekttypen aus, die du synchronisieren möchtest.

5. Wähle aus, wie viel Verlauf einbezogen werden soll. Bei Quellen, die benutzerdefinierte Eigenschaften anbieten, wie Jira und Salesforce, kannst du auch wählen, welche benutzerdefinierten Eigenschaften in deine Synchronisierung einbezogen werden sollen.

6. Wähle Synchronisierung erstellen.

Notion erstellt die Datenbanken in deiner Privat-Seitenleiste. Der erste Import startet im Hintergrund. Du kannst die Datenbanken öffnen, während Datensätze noch importiert werden.

Notion erstellt die Datenbankstruktur und importiert dann die Datensätze, die deinen Einstellungen entsprechen. Große Importe können länger dauern, da Notion Daten in Batches liest und die Anfragelimits des Quell-Tools einhält.

Die Datenbank zeigt möglicherweise nur einen Teil deiner Daten an, während der erste Import läuft. Du musst Notion nicht geöffnet lassen, damit der Import fortgesetzt wird.

Nach dem ersten Import prüft Notion regelmäßig das verbundene Tool auf neue oder geänderte Datensätze und aktualisiert die synchronisierten Eigenschaften. Synchronisierungen laufen im Hintergrund weiter, auch wenn niemand die Datenbank ansieht.

Im Allgemeinen gehen wir davon aus, dass Änderungen in wenigen Minuten oder weniger mit Notion synchronisiert werden.

Die Dauer variiert je nach Verbindung, Datenmenge und Verfügbarkeit des Quell-Tools. Eine Prüfung auf Änderungen bedeutet nicht, dass jede Änderung sofort in Notion erscheint. Salesforce prüft standardmäßig jede Minute auf Änderungen; Einzelheiten findest du im Leitfaden der jeweiligen Verbindung.

Wenn die Quelle Anfragen vorübergehend einschränkt oder nicht verfügbar ist, versucht Notion es erneut. Wenn die Synchronisierung eine neue Autorisierung oder andere Berechtigungen erfordert, teilt dir der Status mit, was zu tun ist.

Du kannst den gesamten verfügbaren Verlauf einbeziehen oder die Synchronisierung auf Datensätze beschränken, die in den letzten 30, 90 oder 365 Tagen aktualisiert wurden. Ein Verlaufszeitraum verwendet den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung des Quelldatensatzes und nicht dessen Erstellungsdatum. Salesforce verwendet seine Systemänderungszeit.

Der Zeitraum verschiebt sich im Laufe der Zeit nach vorne. Ein Datensatz kann aus der Datenbank entfernt werden, wenn er innerhalb dieses Zeitraums nicht aktualisiert wurde, selbst wenn er im Quell-Tool noch offen oder aktiv ist.

Das Erweitern des Zeitraums importiert zusätzliche passende Datensätze. Das Verkürzen entfernt Datensätze, die nicht mehr qualifiziert sind. Dies unterscheidet sich von einem Notion-Datenbankfilter, der nur ändert, was eine Ansicht anzeigt.

Du kannst Ansichten erstellen, Datensätze filtern und sortieren sowie deine eigenen Notion-Eigenschaften hinzufügen. Füge beispielsweise eine Teampriorität zu Pull-Requests oder einen Konto-Planungsstatus zu Salesforce-Konten hinzu. Die Werte in diesen Eigenschaften verbleiben in Notion.

Gib deinen eigenen Eigenschaften eindeutige Namen, damit sie nicht mit Eigenschaften in Konflikt geraten, die von der Synchronisierung verwaltet werden.

Die Datenbanken beginnen als private Seiten. Teile sie über die Seitenberechtigungen von Notion, wenn du bereit bist.

Eine Änderung der Berechtigungen im Quell-Tool kann zukünftige Alle Updates stoppen, ohne bereits in Notion vorhandene Daten zu entfernen. Überprüfe die Freigabeeinstellungen der Notion-Datenbank, wenn sich der Quellzugriff ändert.

Kehre zu den Database sync-Einstellungen der Verbindung zurück, um den Synchronisierungsstatus, Informationen zur letzten Ausführung und Fehlerdetails zu überprüfen.

Eine kürzliche Laufzeit zeigt Aktivität an. Dies garantiert nicht, dass jede Änderung an der Quelle bereits Notion erreicht hat.

Verwende eine verwaltete Synchronisierung, wenn eine der unterstützten Verbindungen die Daten und Einstellungen enthält, die du brauchst. Notion übernimmt den ersten Import, wiederkehrende Prüfungen und die verbindungsspezifische Synchronisierungslogik.

Verwende einen Notion-Worker, wenn du eine benutzerdefinierte Synchronisierung erstellen musst, z. B. zum Importieren aus einem anderen Dienst oder zur Transformation von Daten, bevor sie in Notion ankommen.

Verwende beispielsweise eine verwaltete GitHub-Synchronisierung, um Pull-Requests in Notion nachzuverfolgen. Ziehe einen Worker in Betracht, wenn du eine benutzerdefinierte Quelle, zusätzliche Datensatztypen oder Berechnungen benötigst, die Daten vor dem Import kombinieren.

Prüfe die ausgewählten Repositorys, Bereiche oder Objekttypen, dein Verlaufsfenster und die Quellberechtigungen deines verbundenen Kontos. Prüfe außerdem, ob das erste Importieren noch läuft und ob ein Notion-Ansichtsfilter Datensätze ausblendet.

Wenn eine synchronisierte Seite mit einer anderen synchronisierten Seite verknüpft sein sollte, dies aber nicht der Fall ist, könnte das an deinem Verlaufsfenster liegen oder daran, dass die verknüpfte Seite noch im Importieren ist. Wir erstellen Verknüpfungen nur, wenn beide Seiten mit Notion-Datenbanken synchronisiert sind.

Öffne die Statusdetails der Synchronisierung. Stelle die Verbindung wieder her, falls die Autorisierung abgelaufen ist, oder bitte deinen Quelladministrator, den Zugriff wiederherzustellen. Vorübergehende Ausfälle der Quelle und Anforderungslimits können Alle Updates verzögern, während Notion es erneut versucht.

Reduziere die ausgewählten Daten oder wähle ein kürzeres Verlaufsfenster. Überprüfe die Auswirkungen vor dem Speichern: Das Entfernen einer Quelle oder das Verkürzen des Verlaufs kann synchronisierte Seiten entfernen. Die verbindungsspezifischen Anleitungen erklären, was passiert, wenn du eine Auswahl änderst.

• GitHub verbinden

• Jira verbinden

• Salesforce verbinden

Für eine bestehende Asana- oder GitLab-Synchronisierung verwende die Worker-Austausch-Anleitungen:

• Asana verbinden

• GitLab verbinden