Salesforce mit Notion verbinden

Eine verwaltete Salesforce-Synchronisierung erstellt Notion-Datenbanken für die von dir ausgewählten Konten, Kontakte und Opportunities. Notion importiert vorhandene Datensätze und prüft Salesforce minütlich auf Änderungen.

Diese Anleitung behandelt die Datenbanksynchronisierung in deinen Salesforce-Verbindungseinstellungen. Synchronisierte Eigenschaften sind in Notion schreibgeschützt. Nimm Änderungen an Kundendatensätzen in Salesforce vor.

Wähle einen oder mehrere dieser Salesforce-Objekttypen aus.

Notion erstellt für jeden ausgewählten Objekttyp eine separate Datenbank. Synchronisierte Datensätze zeigen außerdem an, wann der jeweilige Datensatz in Salesforce erstellt und zuletzt geändert wurde. Die verfügbaren Eigenschaften hängen vom Feldzugriff des verbundenen Accounts ab.

Wenn Konten und Kontakte in derselben Synchronisierung enthalten sind, kann Notion Kontakte mit ihren zugehörigen Konten verknüpfen. Dasselbe gilt für Opportunities und Konten. Das verbundene Konto benötigt Zugriff auf das Salesforce-Account-Referenzfeld, und das zugehörige Konto muss in den synchronisierten Daten enthalten sein.

Leads, Fälle und benutzerdefinierte Salesforce-Objekte werden von dieser verwalteten Synchronisierung nicht unterstützt.

Du benötigst:

• Eine Mitgliedschaft im Notion-Workspace.

• Ein Salesforce-Konto mit API-Zugriff.

• Berechtigung zum Lesen und Abfragen der ausgewählten Objekte und Felder.

Dein Salesforce-Administrator muss die Verbindung möglicherweise genehmigen oder die Berechtigungen deines Kontos aktualisieren. Notion kann nur die Daten synchronisieren, die das verbundene Konto lesen kann.

1. Gehe in Notion zu Einstellungen → Integrationen und Konnektoren → Salesforce.

2. Öffne Datenbanksynchronisierung und verbinde dein Salesforce-Konto.

3. Schließe die Autorisierungsschritte von Salesforce ab und wähle das verbundene Konto aus.

4. Gib einen Namen für die Synchronisierung ein.

5. Wähle unter Zu synchronisierende ObjekteKonten, Kontakte, Opportunities oder eine Kombination aus.

6. Wähle für jeden Objekttyp die einzubeziehenden Eigenschaften aus. Alle aktuellen und zukünftigen Eigenschaften synchronisieren ist standardmäßig deaktiviert, sodass keine benutzerdefinierten Eigenschaften synchronisiert werden, bis du dies einschaltest oder bestimmte Eigenschaften auswählst.

7. Wähle alle verfügbaren Datensätze oder ein Zeitfenster für den Verlauf.

8. Wähle Synchronisierung erstellen.

Notion erstellt die ausgewählten Datenbanken in deiner Privat Seitenleiste. Jeder Objekttyp wird separat importiert, sodass eine Datenbank möglicherweise vor einer anderen fertiggestellt wird.

Aktiviere Alle aktuellen und zukünftigen Eigenschaften synchronisieren für einen Objekttyp, um dessen unterstützte benutzerdefinierte Eigenschaften jetzt und bei späteren Ergänzungen einzubeziehen. Diese Einstellung ist für jedes Objekt anfangs deaktiviert, sodass keine benutzerdefinierten Eigenschaften synchronisiert werden, bis du dies einschaltest oder bestimmte Eigenschaften auswählst.

Um bestimmte Eigenschaften auszuwählen, deaktiviere diese Einstellung und wähle die benötigten Felder aus. Eine manuelle Auswahl schließt neue Felder nicht automatisch ein.

Zu den unterstützten Werten gehören Kontrollkästchen, Zahlen, Währungen, Prozentsätze, Daten, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, URLs, Text sowie unterstützte Einzel- oder Mehrfachauswahlfelder. Einige Feldtypen werden nicht unterstützt, darunter verschlüsselte Felder, Binärfelder und benutzerdefinierte Referenzfelder. Benutzerdefinierte Nachschlagefelder werden nicht zu Notion-Verknüpfungen.

Standard-Eigenschaftsnamen verwenden die verfügbaren Salesforce-Feldbezeichnungen. Benutzerdefinierte Eigenschaftsnamen werden von ihren Salesforce-API-Namen abgeleitet und können daher von den Bezeichnungen abweichen, die du in Salesforce siehst.

Notion prüft regelmäßig auf neue Eigenschaften. Eine neu hinzugefügte Eigenschaft kann auf bestehenden Seiten leer bleiben, bis sich der Quelldatensatz ändert oder erneut importiert wird.

Notion importiert Live-Datensätze für jeden ausgewählten Objekttyp innerhalb deines Zeitfensters für den Verlauf. Datensätze, die in Salesforce bereits als gelöscht markiert sind, werden beim ersten Import nicht berücksichtigt.

Der Import erfolgt in Batches. Die Dauer hängt von der Anzahl der Datensätze und den Anforderungslimits von Salesforce ab. Du kannst die Datenbanken öffnen, während der Import fortgesetzt wird.

Notion prüft minütlich auf Änderungen. Es verwendet den Zeitpunkt, zu dem Salesforce einen Datensatz zuletzt geändert hat, um neue und aktualisierte Datensätze zu finden, und aktualisiert dann die entsprechenden Notion-Seiten.

Das einminütige Intervall gibt an, wie oft Notion prüft. Es ist keine Garantie dafür, dass jede Änderung innerhalb einer Minute erscheint. Große Aktualisierungen, Anforderungslimits und vorübergehende Dienstprobleme können die Verarbeitung verzögern.

Die Synchronisierung verarbeitet auch gelöschte Datensätze, wenn Salesforce diese in seinen Änderungsergebnissen zurückgibt. Wenn Salesforce einen Datensatz entfernt, bevor die Synchronisierung die Löschung bemerkt, kann dieser Datensatz in Notion verbleiben.

Notion setzt die Synchronisierung fort, wenn du die App schließt.

Wähle alle verfügbaren Datensätze oder Datensätze, die in den letzten 30, 90 oder 365 Tagen geändert wurden.

Das Zeitfenster basiert darauf, wann Salesforce einen Datensatz zuletzt geändert hat. Es verwendet nicht das Datum, an dem der Datensatz erstellt wurde, oder das Abschlussdatum einer Verkaufschance.

Ein aktives Konto oder eine offene Verkaufschance kann außerhalb des Zeitfensters liegen, wenn sie in letzter Zeit nicht geändert wurde. Ein Kontakt oder eine Verkaufschance kann auch eine leere Kontobeziehung aufweisen, wenn das zugehörige Konto außerhalb des ausgewählten Zeitfensters liegt.

Öffne die Synchronisierung unter Einstellungen → Integrationen und Konnektoren → Salesforce → Datenbanksynchronisierung.

Du kannst den Namen der Synchronisierung, die ausgewählten Objekttypen, die Eigenschaftsauswahl und den Verlaufzeitraum bearbeiten.

• Einen Objekttyp hinzufügen: Notion erstellt seine Datenbank und importiert übereinstimmende Datensätze.

• Einen Objekttyp entfernen: Alle Updates für diesen Typ werden gestoppt. Die bestehende Datenbank und die Seiten bleiben erhalten, wobei synchronisierte Eigenschaften weiterhin schreibgeschützt sind.

• Diesen Objekttyp erneut hinzufügen: Notion setzt die Synchronisierung in die bestehende Datenbank fort.

• Verlauf erweitern: Notion importiert weitere übereinstimmende Datensätze.

• Verlauf verkürzen: Notion entfernt Datensätze außerhalb des neuen Zeitraums.

Verwende Synchronisierung anhalten, um die Synchronisierung vorübergehend zu stoppen, ohne Daten oder Einstellungen zu verlieren, und dann Synchronisierung fortsetzen, wenn du bereit bist, fortzufahren. Dies hat keine Auswirkungen auf bestehende Notion-Seiten.

Um die gesamte Synchronisierung dauerhaft zu stoppen, verwende Synchronisierung /löschen. Die Datenbanken und Seiten bleiben erhalten, erhalten aber keine Aktualisierungen mehr. Synchronisierte Eigenschaften bleiben schreibgeschützt. Das Löschen der Synchronisierung kann nicht rückgängig gemacht werden.

Erstelle Ansichten für die Konten oder Opportunities, die dein Team benötigt. Füge Notion-Eigenschaften für Planung und Koordination hinzu, wie zum Beispiel den Status eines Konto-Plans oder einen Besitzer für die Übergabe. Werte in diesen Eigenschaften werden nicht zurück in Salesforce geschrieben.

Nimm Änderungen an synchronisierten Werten in Salesforce vor.

Die Datenbanken sind anfangs privat. Wenn du sie teilst, bestimmen die Berechtigungen von Notion, wer die importierten Daten sehen kann. Notion wendet deine Salesforce-Freigaberegeln nicht erneut auf jede Person an, die die Datenbank ansieht.

Änderungen am Salesforce-Zugriff können zukünftige Updates stoppen, ohne zuvor importierte Daten zu entfernen. Überprüfe die Notion-Datenbanken und deren Freigabeeinstellungen, wenn sich die Quellberechtigungen ändern.

Bitte frage deinen Salesforce-Administrator, ob dein Konto über API-Zugriff und die Berechtigung zum Lesen des Objekts verfügt. Möglicherweise muss deine Organisation die Verbindung ebenfalls genehmigen.

Überprüfe die Eigenschaftsauswahl des Objekts und den Feldzugriff des verbundenen Kontos. Einige Feldtypen werden nicht unterstützt. Eine neue Eigenschaft ist möglicherweise vorhanden, bevor ihre Werte bei älteren Datensätzen erscheinen.

Schließe Accounts in dieselbe Synchronisierung wie die Kontakte oder Opportunities ein. Bestätige, dass das Konto innerhalb des Zeitfensters liegt und dass das verbundene Konto das Konto-Referenzfeld lesen kann. Das Konto wird möglicherweise auch noch importiert.

Salesforce muss die Löschung für die Synchronisierung verfügbar machen, bevor Notion sie verarbeiten kann. Eine Löschung, die vor der Erkennung bereinigt wurde, kann eine Seite in Notion hinterlassen. Überprüfe die betroffene Datenbank, falls deren Inhalt diese Entfernung widerspiegeln muss.

Öffne die Statusdetails der Synchronisierung. Stelle die Verbindung wieder her oder bitte deinen Salesforce-Administrator, den Zugriff wiederherzustellen, falls du dazu aufgefordert wirst. Salesforce-Anfragelimits und vorübergehende Ausfälle können Alle Updates verzögern, während Notion es erneut versucht.

Vergleiche mit Workers und gemeinsame Anleitungen zur Fehlerbehebung findest du unter Daten aus anderen Tools mit Notion synchronisieren →.